文獻著錄主要是以記錄或反映文獻本身及出版的數據為主，至於圖書館作業註則係補充的說明文字。如 臺端所言，若一套書共有8冊，但圖書館只收藏其中3冊，文獻著錄時，其稽核項（欄位215）仍然以反映文獻出版情況為準，即記錄為“8冊”，唯必要時可於附註項（欄位300或欄位333）註明實際收藏情況。