首先，需要編訂外包建檔注意事項或本館目單位工作手冊，詳細記錄本館編目政策、編目工作流程及步驟、編目單位之編目傳統、特別要求及注意事項，俾作為外包建檔遵守之規範。 其次，要求外包建檔單位設法來館（或透過電腦連線）查檢本館館藏書目記錄，碰到相同或相關書目記錄，可參考其分類號、著者號，同時對於加註輔助區分號也會有幫助。 第三，採訪部門宜嚴格查對本館館資料，除必需購置之複本書及增訂本外，儘量不重複購買複本及增訂本。另外對於多卷書、套書、叢書或有關聯的書，訂購時應注意是否齊全，如尚未齊全，最好暫緩編目建檔，俾避免造成一書兩編或一書兩號的困擾。 第四，假如已編書目發現分類號、著者號、輔助區分號有錯誤情形，可以就人力、物力考量是否可進行更改索書號碼。至於有關因換用新分類法而導致的分類號不一致或新舊類號衝突，建議編訂“目錄改編”要點，以作為目錄改編工作依循的規範。