我國政府機關檔案分類與編排描述規範發展歷程之研究

作者
陳慧娉
指導教授
薛理桂
畢業學校
國立政治大學
畢業系所
圖書資訊與檔案學研究所
學位類別
博士
畢業學年度
109
內容

本研究以臺灣光復後,從政府法規的角度研究政府機關檔案分類與編目的相關規範與實務。在檔案法通過以前的時期,以歷史研究法調查與分析檔案分類與編目的相關法規與政策,並以臺灣省行政長官公署公報、臺灣省政府公報為主要研究資料來源,另一方面因臺灣省政府由行政院直接管轄,行政院所頒佈的《事務管理手冊》與大規模行政調查結果與建議,臺灣省政府均需配合辦理,因此亦納入本研究範圍。此外,由於民國37年國防部《檔案手冊》對臺灣省政府文書處理規則有極大影響,因此亦納入探討範圍。而檔案法通過後的資料來源,以檔案管理局頒訂的法規、作業手冊、指引等,以及檔案管理局出版的年報、相關作業年報、研究報告、網路資源等。另一方面,以深度訪談法,調查分析檔案法通過後(民國88年至今)政府機關檔案分類與編目現況,由於研究人力與時間有限,而檔案管理局為檔案主管機關,因此訪談檔案管理局與檔案分類編目各環節業務的組別進行訪談,了解各機關在檔案分類與編目建檔、目錄彙送管考與目錄檢索系統管理等相關議題。
由於檔案分類與編排整理的方式,與政府機關組織發展息息相關,而趙其文認為我國機關組織法的發展可分為務實期(37-67年)與法制期(67年以後)。本研究參照趙其文先生分析我國組織發展的方式,將檔案分類與編排描述,將檔案分類與編目描述作業分為四個時期來探討其歷程:第一時期為肇始時期(民國35年-民國47年)、第二為公文處理改進時期(民國48年-民國60年)、第三個時期為檔案管理改進時期(民國61年-87年)、第四個時期為檔案法通過與檔案管理局成立後時期(民國88年至今)。
根據研究發現,提出結論如下:一、檔案分類在政府機關檔案管理發展演變、二、檔案編目在政府機關檔案管理發展演變(民國35年-民國70年)、三、檔案法通過後,政府機關檔案編目發展與實務、四、檔案編目從管理檔案層面到資訊整合層面、五、機關檔案電腦化作業對檔案編目作業的限制、六、機關檔案人員異動頻仍,造成機關檔案編目作業品質低落、七、國家檔案描述著重於案卷層級、八、檔案目錄品質控管議題、九、檔案目錄查詢系統之優化。
針對前述研究成果,提出六項建議:一、加強文書撰寫教育訓練、二、加強機關檔案管理人員的編目教育訓練、三、區分機關檔案為臨時檔案、中心檔案與永久檔案、四、建立系列層級的編目作業、五、深化國家檔案編排描述內容、六、加強檔案目錄品質控管。

網址連結
發布日期:2024年10月11日 最後更新:2024年12月18日